Setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing dalam sebuah meeting atau rapat. Sekertaris juga memiliki tugasnya sendiri dalam setiap meeting. Untuk Anda yang baru menjabat sebagai sekertaris, ini dia beberapa tugas dan hal yang harus Anda lakukan dalam meeting.
Sebelum Rapat
Tentunya, setiap pihak yang terlibat dalam sebuah rapat harus memberikan kontribusi dan juga mempersiapkan diri dari sebelum rapat dimulai. Ini dia beberapa tugas yang harus dilakukan sekertaris sebelum mengadakan rapat.
Konsultasikan dengan pemimpin rapat
Menyiapkan tempat
Menyiapkan akomodasi
Memastikan semua pembicara tidak berhalangan hadir
Menyiapkan berkas yang diperlukan
Memastikan laporan terakhir sebelum mengadakan rapat
Melakukan briefing terhadap semua pembicara
Saat Rapat
Tidak hanya berhenti pada persiapan, namun pada dasarnya, saat rapat berjalan pun seorang sekertaris memegang peranan penting dan juga harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua hal dan agenda telah berjalan dengan baik. Ini dia beberapa hal yang harus Anda lakukan.
Datang tepat waktu
Mencatat hasil meeting
Memastikan semua pembicara telah membahas agenda yang telah ditentukan
Setelah Rapat
Tidak hanya berhenti saat rapat telah selesai, namun pada dasarnya, tugas sekertaris baru selesai setelah menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya yang masih harus dilakukan setelah rapat. Nah, ini dia beberapa hal yang masih harus Anda lakukan setelah rapat.
Menyiapkan draft kesimpulan
Follow up keputusan dari setiap pihak yang relevan